Работа с ЕГАИС
1. Хранение остатков алкогольной продукции в двух регистрах — «склад» и «торговый зал».
Такая система хранения остатков полностью аналогична той, которую использует ЕГАИС. Обязательными условиями ведения учета является следование следующим правилам: при продаже товары списываются с регистра «торговый зал», а поступают (по ТТН или акту постановки на баланс) и возвращаются поставщикам с регистра «склад».
2. Загрузка товарно-транспортных накладных.
После загрузки в ТНН содержится вся передаваемая поставщиком информация: данные о товарах, справках, транспорте. Из накладной имеется удобная возможность быстро создать приход товара на любой склад, а также создать новые товары.
3. Отправка актов подтверждения приемки, отказа или расхождения.
В случае, если пришедший от поставщика товар полностью соответствует полученной накладной, то оформляется акт подтверждения. В противном случае формируется акт отказа или расхождения. При расхождении перед отправкой акта указывается фактическое количество пришедшего товара.
4. Регистрация продаж и передача данных в ЕГАИС.
При использовании приложения Розница365 для продаж в магазине каждый раз в момент продажи система требует сканирование акцизной марки, проводит проверку на наличие данной продукции в остатках у данной компании, и в случае успешного прохождения проверки передает в ЕГАИС информацию о совершенной продаже. Для покупателя печатается чек с 2D-кодом. На данный момент розничные продажи продукции возможны только из остатков в «торговом зале».
5. Формирование возвратов поставщикам.
Возврат поставщику оформляется только из остатков на регистре «склад». После отправки возврата в ЕГАИС от поставщика ожидается подтверждение или отказ.
6. Составление актов постановки на баланс.
Если часть продукции имелась в наличии до подключения компании к ЕГАИС, то для передачи данных об остатках в ЕГАИС необходимо составить акт постановки на баланс. Такой акт может быть оформлен как для продукции на складе, так и в торговом зале.
7. Составление актов на списание.
Акт составляется, если часть продукции списывается из остатков на складе или в торговом зале по следующим причинам:
- Пересортица
- Недостача
-
Уценка
-
Порча
-
Потери
-
Проверки
-
Арест
8. Перемещение продукции со склада в торговый зал и обратно с формированием акта передачи.
Перемещать продукцию можно только из текущих остатков на складе или в торговом зале с обязательным указанием регистрационного номера приходной накладной.
9. Сверка остатков с данными в ЕГАИС.
Для проведения сверки остатков вам необходимо:
- На странице Сверка остатков нажать на кнопку «Получить остатки из ЕГАИС»
- После того, как остатки из ЕГАИС будут загружены в Бизнес.Ру (статус текущего запроса станет «Остатки получены») вам необходимо сравнить их с вашими реальными остатками.
- Если у некоторой продукции будет положительное отклонение (остаток в ЕГАИС превышает фактический), то нажмите кнопку «Создать документ» — «Акт на списание», чтобы уменьшить остаток.
- Если у позиций имеется отрицательное отклонение (реальный остаток превышает остаток в ЕГАИС), то нажмите кнопку «Создать документ» — «Акт постановки на баланс» и передайте в ЕГАИС информацию о ваших реальных остатках.
10. Учет вскрытия тары.
Документ о вскрытии тары необходимо оформлять компаниям, которые осуществляют продажу алкогольной продукции на розлив, либо используют её при производстве (кафе, бары). После передачи в ЕГАИС данных о вскрытии тары происходит уменьшение остатка товара в магазине.
11. Запрос данных по справкам А и Б.
Для получения данных по справкам из ЕГАИС необходимо выбрать накладную поставщика, ранее загруженную из ЕГАИС, и указать в ней конкретный товар, справки по которому запрашиваются.
12. Ведение журнала учета продаж.
Все продажи алкогольной продукции, фиксируемые в системе, автоматически фиксируются в журнале учета. Сформировать такой журнал вы можете за любой период, указав розничную точку. После формирования журнал может быть выгружен на компьютер в формате xls.